Algemene voorwaarden van WeIT

Concept – nog niet publiceren. Vul minstens [ONDERNEMINGSNUMMER] en [BTW-NUMMER] in. Laat de aansprakelijkheidsregeling opnieuw controleren en zo nodig aanpassen zodra de beroeps- en cyberverzekering is afgesloten. Zie PUBLICATIECHECKLIST.md in de map juridisch/ van het project.

1. Identiteit en contact

WeIT is de handelsnaam van Johan Beysen, handelend als eenmanszaak.

• Adres: Windhoek 26, 2640 Mortsel, België
• Ondernemingsnummer: [ONDERNEMINGSNUMMER]
• Btw-nummer: [BTW-NUMMER]
• Website: https://weit.be
• E-mail: contact@weit.be
• Telefoon: +32 484 56 03 64

2. Toepassing en definities

2.1 Uitsluitend professionele klanten

Deze voorwaarden gelden uitsluitend voor overeenkomsten met klanten die handelen voor professionele doeleinden, waaronder ondernemingen, zelfstandigen, overheden en organisaties. WeIT sluit onder deze voorwaarden geen overeenkomsten met consumenten. Wie als consument wil handelen, moet dit vóór bestelling melden.

2.2 Toepassingsgebied

Deze voorwaarden gelden voor ieder aanbod en iedere overeenkomst waarbij WeIT professionele diensten of digitale toegang levert, waaronder:

• cybersecurityadvies, kwetsbaarheidsonderzoek en penetratietesten;
• infrastructuur-, cloud-, Microsoft 365- en databasediensten;
• softwareontwikkeling, configuratie en integraties;
• automatisering en AI-gerelateerde dienstverlening;
• advies, ondersteuning, interventies en urenkrediet;
• toegang tot het klantenportaal.

De offerte, opdrachtbeschrijving, statement of work, bestelbon, SLA en verwerkersovereenkomst worden hierna samen de Opdrachtdocumenten genoemd. De klant en WeIT worden afzonderlijk een Partij en samen de Partijen genoemd.

2.3 Afwijkingen en rangorde

Een uitdrukkelijke schriftelijke afwijking in een Opdrachtdocument gaat voor op deze voorwaarden. Bij tegenstrijdigheid geldt, voor het betrokken onderwerp, deze rangorde:

1. een door beide Partijen ondertekende opdrachtbeschrijving of bijzondere overeenkomst;
2. een verwerkersovereenkomst, uitsluitend voor de verwerking van persoonsgegevens;
3. de aanvaarde offerte of bestelbon van WeIT;
4. een overeengekomen SLA;
5. deze algemene voorwaarden.

Voorwaarden van de klant gelden niet, ook niet wanneer ze op een bestelbon of platform staan, tenzij WeIT ze uitdrukkelijk en schriftelijk aanvaardt. De uitvoering van een bestelling houdt op zichzelf geen aanvaarding van klantvoorwaarden in.

3. Totstandkoming en bewijs

3.1 Aanbod

Een offerte is 30 kalenderdagen geldig vanaf de offertedatum, tenzij ze een andere termijn vermeldt. Een vrijblijvende raming is geen vaste prijs. Kennelijke schrijf-, reken- of technische fouten binden WeIT niet wanneer de klant redelijkerwijs moest begrijpen dat het om een vergissing ging.

3.2 Aanvaarding

Een overeenkomst ontstaat zodra de klant:

• de offerte of het Opdrachtdocument ondertekent;
• het aanbod ondubbelzinnig schriftelijk aanvaardt, waaronder per e-mail; of
• WeIT uitdrukkelijk vraagt de uitvoering te starten en WeIT dat verzoek bevestigt of met de uitvoering begint.

Iedere offerte verwijst naar de toepasselijke gedateerde versie van deze voorwaarden op een vaste URL. WeIT maakt vóór aanvaarding een downloadbare kopie beschikbaar en archiveert de aanvaarde versie samen met de opdracht. Elektronische communicatie, portaalregistraties en elektronisch ondertekende documenten mogen als bewijs worden gebruikt voor zover de wet dit toelaat.

4. Samenwerking, redelijkheid en behoud van rechten

WeIT kiest voor een rechtstreekse, menselijke samenwerking. Partijen voeren hun afspraken te goeder trouw uit en handelen met wederzijds respect, transparantie, redelijkheid en proportionaliteit. Bij een onverwacht probleem proberen zij eerst in overleg een werkbare oplossing te vinden.

Een tijdelijke afwijking, commerciële geste of tolerantie door een Partij wijzigt de overeenkomst niet en houdt geen afstand van recht in, tenzij dit uitdrukkelijk en schriftelijk wordt bevestigd. Leidt overleg niet tot een oplossing, dan kan elke Partij zich beroepen op de overeenkomst en het toepasselijke recht.

Voorafgaand overleg schort geen wettelijke of contractuele termijn op en verhindert geen dringende beveiligingsmaatregel, bewarende maatregel, opschorting bij een concreet risico of beroep op de rechter. De handelende Partij meldt zo’n maatregel zo snel als redelijk mogelijk.

5. Omvang en wijziging van de opdracht

5.1 Scope

Alleen wat uitdrukkelijk in de Opdrachtdocumenten staat, behoort tot de opdracht. Presentaties, demo’s, algemene beschrijvingen en voorbereidende gesprekken zijn informatief, tenzij ze schriftelijk in de scope zijn opgenomen.

5.2 Wijzigingen

Een wijziging van functionaliteit, aanpak, volume, afhankelijkheden, planning of oplevering geldt als een wijziging van de opdracht. WeIT beschrijft vóór uitvoering, voor zover redelijk voorspelbaar, de gevolgen voor prijs, timing, risico’s en resultaten. De wijziging wordt pas uitgevoerd na schriftelijk akkoord van de klant, bijvoorbeeld per e-mail of via het portaal.

Wanneer onmiddellijk handelen redelijkerwijs nodig is om een actief beveiligingsincident of dreigende schade te beperken en voorafgaand akkoord niet tijdig kan worden verkregen, mag WeIT alleen binnen een reeds verleende bevoegdheid de strikt noodzakelijke tijdelijke maatregel nemen. WeIT informeert de klant zo snel mogelijk. Verder werk buiten scope vereist alsnog akkoord.

6. Uitvoering door WeIT

6.1 Inspanningsverbintenis

Tenzij een concreet resultaat uitdrukkelijk en schriftelijk als resultaatsverbintenis is omschreven, levert WeIT een zorgvuldige professionele inspanning volgens de op dat moment redelijke vakpraktijk. Advies, beveiligingsonderzoek, foutanalyse, ramingen, ondersteuning en werkzaamheden die afhankelijk zijn van derden of veranderende systemen zijn in beginsel inspanningsverbintenissen.

Geen enkel beveiligingsonderzoek garandeert dat alle bestaande of toekomstige kwetsbaarheden worden gevonden, dat een systeem volledig veilig is of dat zich geen incident kan voordoen.

6.2 Planning

Termijnen en planningen zijn indicatief, tenzij ze uitdrukkelijk schriftelijk als bindend zijn aangeduid. Een bindende termijn wordt verlengd voor zover vertraging ontstaat door:

• een wijziging van de opdracht;
• te late, onjuiste of onvolledige medewerking van de klant;
• een afhankelijkheid van de klant of een derde;
• overmacht; of
• een veiligheidsrisico dat zorgvuldig verder werken tijdelijk verhindert.

WeIT meldt een relevante vertraging en de verwachte impact zodra die redelijkerwijs duidelijk is.

6.3 Medewerkers en onderaannemers

WeIT mag gekwalificeerde onderaannemers inschakelen en blijft tegenover de klant verantwoordelijk voor hun werk zoals voor eigen prestaties, behoudens andersluidende dwingende wetgeving. Onderaannemers krijgen alleen de toegang die voor hun taak nodig is en zijn aan passende vertrouwelijkheids- en gegevensbeschermingsverplichtingen gebonden.

7. Verplichtingen van de klant

De klant werkt loyaal en tijdig mee en zorgt onder meer voor:

• volledige, juiste en actuele informatie, vereisten en feedback;
• één bevoegd aanspreekpunt dat beslissingen kan nemen;
• tijdige en veilige toegang tot systemen, accounts, testomgevingen en documentatie;
• geldige licenties en toestemming van eigenaars, beheerders en andere rechthebbenden;
• geschikte en geteste back-ups vóór risicovolle wijzigingen of testen;
• naleving van instructies over beveiliging, credentials en toegangsbeheer;
• tijdige controle en aanvaarding van opleveringen;
• melding van fouten of incidenten met voldoende informatie om ze te onderzoeken.

De klant deelt geen account of credential met WeIT via onbeveiligde kanalen en verwijdert of wijzigt tijdelijke toegang wanneer die niet meer nodig is.

Wanneer de klant niet tijdig meewerkt, mag WeIT de planning aanpassen, aantoonbare extra werkzaamheden na akkoord aanrekenen en de uitvoering proportioneel opschorten nadat de klant een redelijke kans kreeg om het probleem te herstellen. WeIT is niet aansprakelijk voor schade of vertraging die daardoor niet redelijkerwijs kon worden vermeden.

8. Bijzondere regels voor beveiligingsonderzoek en penetratietesten

8.1 Voorafgaande schriftelijke toestemming

WeIT voert alleen een beveiligingsonderzoek of penetratietest uit na uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van een bevoegd persoon. Vóór de start leggen Partijen minstens vast:

• de toegelaten systemen, domeinen, adressen, accounts en omgevingen;
• het testvenster en de contactpersonen;
• toegelaten en uitgesloten technieken;
• technische of operationele grenswaarden;
• een nood- en stopprocedure;
• de behandeling, beveiliging en verwijdering van testgegevens en bewijsstukken.

De klant waarborgt dat hij het recht heeft de afgesproken doelen te laten testen en verkrijgt vooraf alle noodzakelijke toestemmingen van eigenaars, hosting-, cloud- en andere betrokken leveranciers. WeIT mag redelijk bewijs van die bevoegdheid vragen en de start uitstellen tot dit bewijs volstaat.

8.2 Afzonderlijke toestemming voor verhoogd risico

Social engineering, fysieke beveiligingstesten, denial-of-service- of volumetesten, destructieve technieken en testen op productieomgevingen zijn uitgesloten tenzij ze afzonderlijk, uitdrukkelijk en schriftelijk zijn goedgekeurd met passende voorzorgen.

Zolang WeIT nog niet schriftelijk heeft bevestigd dat passende beroeps- en cyberverzekering voor het betrokken risico van kracht is, voert WeIT geen test uit op een bedrijfskritieke productieomgeving. Ook nadien vereist zo’n test een afzonderlijke risicoanalyse, schriftelijke toestemming en passende back-up- en herstelmaatregelen.

8.3 Inherente risico’s en bevindingen

Ook een zorgvuldig uitgevoerde test kan tijdelijke vertraging, alarmen, blokkering, prestatieverlies of onverwacht gedrag veroorzaken. De klant zorgt vóór de test voor herstelbare back-ups en relevante interne communicatie. WeIT stopt of beperkt de test wanneer een niet-aanvaardbaar risico blijkt en overlegt over het vervolg.

WeIT deelt gevoelige bevindingen alleen met aangewezen ontvangers. De klant blijft verantwoordelijk voor de beslissing welke bevindingen worden verholpen en voor de eigen operationele omgeving. Hertoetsing na herstel is alleen inbegrepen wanneer dit uitdrukkelijk werd overeengekomen.

9. Oplevering, controle en herstel

9.1 Oplevering en controle

Oplevering gebeurt digitaal, tenzij anders overeengekomen. De klant controleert een oplevering binnen 14 kalenderdagen en meldt binnen die termijn concreet en gemotiveerd elke aantoonbare afwijking van de schriftelijke scope.

Een oplevering geldt als aanvaard wanneer:

• de klant ze uitdrukkelijk aanvaardt;
• de klant ze buiten een afgesproken test voor productie of normaal zakelijk gebruik inzet; of
• de controletermijn verstrijkt zonder gemotiveerde afwijzing.

Aanvaarding verhindert geen beroep op een verborgen gebrek dat tijdens een normale controle redelijkerwijs niet kon worden vastgesteld. De klant meldt zo’n gebrek zonder onredelijke vertraging na ontdekking.

9.2 Herstelperiode

Gedurende 30 kalenderdagen na aanvaarding herstelt WeIT zonder bijkomend ereloon een reproduceerbare afwijking die aantoonbaar aan WeIT te wijten is en waardoor de oplevering niet aan de schriftelijk overeengekomen scope voldoet. WeIT mag kiezen tussen herstel, een gelijkwaardige oplossing of, wanneer geen van beide redelijk mogelijk is, een evenredige terugbetaling van de prijs van het getroffen onderdeel.

Deze herstelverplichting geldt niet voor:

• nieuwe wensen of een gewijzigde scope;
• wijziging door de klant of een derde;
• gebruik in strijd met documentatie of redelijke instructies;
• een fout of wijziging in een extern platform, netwerk, apparaat of dienst;
• een verouderde of niet-ondersteunde omgeving;
• gegevensfouten of ontbrekende informatie van de klant;
• normale slijtage, misbruik of een beveiligingsincident dat niet aan WeIT te wijten is.

Andere wettelijke waarborgen die niet geldig kunnen worden uitgesloten, blijven gelden.

10. Ondersteuning, externe diensten en hosting

10.1 Ondersteuning

Zonder afzonderlijke SLA levert WeIT ondersteuning volgens beschikbaarheid en in onderling overleg. Er is dan geen permanent bemande helpdesk, vast supportvenster, gegarandeerde reactietijd of gegarandeerde hersteltijd. Een gemelde urgentie maakt een verzoek niet automatisch tot een gegarandeerde spoedinterventie.

10.2 Externe diensten

WeIT mag met toestemming van de klant externe cloud-, software- en infrastructuurdiensten gebruiken die passend zijn voor de opdracht. Waar praktisch worden accounts en abonnementen rechtstreeks op naam van de klant geplaatst. De voorwaarden, beschikbaarheid, prijswijzigingen en technische beperkingen van de externe leverancier blijven van toepassing.

WeIT is niet aansprakelijk voor een storing of wijziging van een externe dienst die buiten de redelijke controle van WeIT ligt. Dit doet geen afbreuk aan de verantwoordelijkheid van WeIT voor een zorgvuldige leverancierskeuze, configuratie of integratie binnen de eigen scope.

10.3 Hosting en back-ups

WeIT biedt geen hosting aan tenzij dit uitdrukkelijk in een Opdrachtdocument staat. De klant blijft verantwoordelijk voor een passende continuïteits- en back-upstrategie voor zijn productiegegevens en systemen, ook wanneer WeIT technisch ondersteunt. Wanneer back-up of herstel uitdrukkelijk deel uitmaakt van de opdracht, gelden de afgesproken frequentie, bewaartermijn en hersteldoelstellingen.

11. Klantenportaal

Het portaal ondersteunt de samenwerking, maar wordt zonder uptime- of beschikbaarheidsgarantie aangeboden tenzij een SLA anders bepaalt.

De klant zorgt ervoor dat iedere gebruiker:

• een persoonlijk account gebruikt en dit niet deelt;
• een sterk uniek wachtwoord gebruikt en beschikbare multifactorauthenticatie activeert;
• vermoed misbruik, verlies van toegang of een incident onmiddellijk meldt;
• geen malware, onrechtmatige inhoud of gegevens van derden zonder rechtsgrond uploadt;
• geen onnodige bijzondere, zeer gevoelige of geheime gegevens uploadt;
• het portaal niet verstoort, omzeilt, overbelast of voor een ander doel gebruikt.

WeIT mag toegang proportioneel beperken of tijdelijk blokkeren bij een concreet veiligheidsrisico, vermoed misbruik, wettelijke verplichting of ernstige contractuele tekortkoming. WeIT informeert de klant zo snel als redelijk mogelijk en bewaart, waar veilig en praktisch, toegang tot de eigen gegevens of een exportmogelijkheid.

Na het einde van de samenwerking kan de klant binnen 30 kalenderdagen een redelijke export van eigen portaalgegevens vragen. Daarna mag WeIT operationele portaaldata verwijderen volgens de privacyverklaring, verwerkersovereenkomst en wettelijke bewaarplichten.

12. Prijzen, facturatie en betaling

12.1 Prijzen

Alle prijzen zijn exclusief btw en andere wettelijk verschuldigde heffingen, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. Het prijsmodel en facturatiemoment staan in de offerte.

Wanneer de offerte niets anders bepaalt:

• wordt werk op basis van tijd en materiaal maandelijks achteraf gefactureerd;
• wordt een vaste prijs gefactureerd bij de overeengekomen oplevering of mijlpaal;
• zijn externe kosten en onkosten alleen verschuldigd wanneer ze in de offerte staan of vooraf schriftelijk zijn goedgekeurd.

Facturen worden elektronisch verzonden en, wanneer de wet dit vereist, als gestructureerde elektronische factuur via een wettelijk geschikt netwerk of formaat. Een aanvullende leesbare pdf is dan alleen een kopie van de gestructureerde factuur.

12.2 Betaling

Een factuur is betaalbaar binnen 30 kalenderdagen na factuurdatum, tenzij de factuur of offerte een andere termijn vermeldt. De klant betaalt zonder inhouding of verrekening, behalve wanneer de tegenvordering vaststaat, door WeIT schriftelijk is aanvaard of een dwingende regel verrekening toestaat.

Bij laattijdige betaling zijn van rechtswege en zonder ingebrekestelling verschuldigd:

• de wettelijke interest voor betalingsachterstand bij handelstransacties; en
• de wettelijk voorziene forfaitaire invorderingsvergoeding van 40 euro, aangevuld met aantoonbare redelijke invorderingskosten voor zover wettelijk toegestaan.

WeIT mag na schriftelijke aanmaning en een redelijke laatste betaaltermijn de betrokken prestaties proportioneel opschorten. Bij herhaalde wanbetaling of een dringend risico dat verhaal onmogelijk wordt, mag WeIT sneller passende bewarende maatregelen nemen voor zover wettelijk toegestaan.

12.3 Factuurbetwisting

De klant betwist een factuur binnen 14 kalenderdagen na ontvangst schriftelijk en gemotiveerd. Een betwisting schort alleen het werkelijk betwiste deel op; het onbetwiste deel blijft op tijd betaalbaar. Een fout die tijdens een normale controle redelijkerwijs niet zichtbaar was, wordt zonder onredelijke vertraging na ontdekking gemeld.

13. Urenkrediet

Wanneer de klant vooraf een urenblok koopt, gelden daarnaast de volgende regels:

• de omvang, prijs en eventueel toepasselijke uurprijs staan in de offerte;
• tijd wordt geregistreerd voor uitvoering, overleg, analyse, voorbereiding, rapportering en andere overeengekomen activiteiten;
• geregistreerde tijd wordt per aaneengesloten werkmoment naar boven afgerond op 15 minuten;
• reistijd voor een overeengekomen verplaatsing wordt aangerekend, tenzij de offerte uitdrukkelijk anders bepaalt;
• de klant kan in het portaal of een periodiek overzicht de geboekte categorieën en tijd raadplegen;
• het krediet is 12 maanden geldig vanaf factuurdatum, tenzij de offerte een andere termijn vermeldt;
• het krediet is niet overdraagbaar zonder schriftelijke toestemming van WeIT;
• WeIT presteert niet boven het beschikbare saldo zonder voorafgaand akkoord van de klant.

Een betwisting van een tijdregistratie wordt binnen 14 kalenderdagen nadat ze beschikbaar werd schriftelijk en concreet gemeld. Dit verhindert geen latere melding van een registratieprobleem dat redelijkerwijs niet eerder kon worden ontdekt.

Ongebruikt krediet vervalt na de geldigheidsduur en wordt niet terugbetaald. Wanneer het krediet door een aan WeIT toe te rekenen langdurige onbeschikbaarheid redelijkerwijs niet kon worden gebruikt, wordt de geldigheidsduur evenredig verlengd of wordt een billijke oplossing afgesproken.

Bij gewone opzegging door de klant blijft ongebruikt krediet tot zijn vervaldatum inzetbaar voor diensten die WeIT redelijkerwijs kan blijven leveren, maar het wordt niet in geld terugbetaald. Stopt WeIT de betrokken dienst definitief zonder tekortkoming van de klant, dan betaalt WeIT het ongebruikte saldo pro rata terug. Beëindigt WeIT wegens een tekortkoming van de klant, dan mag alleen aantoonbaar gepresteerde tijd met het krediet worden verrekend en wordt een eventueel resterend saldo terugbetaald, onverminderd afzonderlijk verschuldigde facturen of wettelijk verhaalbare schade.

Een latere prijswijziging wijzigt de bij aankoop overeengekomen waarde of uurprijs van bestaand krediet niet.

14. Annulering en opzegging zonder tekortkoming

14.1 Geplande korte interventie

Wanneer de klant een geplande interventie annuleert of verplaatst:

• minstens 5 werkdagen vooraf: geen annuleringskost;
• van 2 tot minder dan 5 werkdagen vooraf: 50% van de voor die interventie gereserveerde vergoeding;
• minder dan 2 werkdagen vooraf of bij niet opdagen: 100% van de gereserveerde vergoeding.

Een werkdag is een maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van Belgische wettelijke feestdagen. WeIT vermindert de vergoeding met kosten die aantoonbaar werden bespaard en doet redelijke inspanningen om vrijgekomen capaciteit opnieuw in te plannen. Aantoonbare niet-recupereerbare externe kosten blijven verschuldigd wanneer ze vooraf waren goedgekeurd.

14.2 Langlopende opdracht

Voor een langlopende of terugkerende opdracht geldt de opzegregeling uit het Opdrachtdocument. Als niets is bepaald, kan iedere Partij de opdracht zonder tekortkoming schriftelijk opzeggen met 14 kalenderdagen opzegtermijn. De klant betaalt het correct verrichte werk tot de einddatum en vooraf goedgekeurde externe kosten die redelijkerwijs niet meer kunnen worden geannuleerd. WeIT betaalt een vooruitbetaling voor definitief niet-uitgevoerde prestaties evenredig terug; urenkrediet wordt volgens artikel 13 afgehandeld. Partijen overleggen zo nodig over een redelijke overdracht.

15. Intellectuele eigendom

15.1 Materiaal van de klant

De klant behoudt zijn rechten op gegevens, merken, teksten, code, ontwerpen en ander materiaal dat hij aanlevert. De klant verleent WeIT voor de duur en het doel van de opdracht een niet-exclusief recht om dit materiaal te gebruiken, kopiëren, wijzigen en technisch verwerken voor zover nodig voor de uitvoering. De klant waarborgt dat hij dit recht mag verlenen.

15.2 Bestaand en generiek WeIT-materiaal

WeIT behoudt alle rechten op materiaal dat vóór of los van de opdracht bestond en op generiek herbruikbare onderdelen, waaronder methodes, kennis, concepten, modellen, bibliotheken, scripts, sjablonen, hulpmiddelen en algemene verbeteringen (WeIT-basismateriaal).

Na volledige betaling krijgt de klant een blijvend, wereldwijd, niet-exclusief en royaltyvrij recht om WeIT-basismateriaal dat in een klantspecifieke oplevering is ingebouwd te gebruiken, uit te voeren, kopiëren, onderhouden en wijzigen voor het gebruik en de verdere ontwikkeling van die oplevering. De klant mag dit recht doorgeven aan medewerkers, onderhoudspartners en een rechtsopvolger voor hetzelfde doel. Het WeIT-basismateriaal mag niet losstaand worden verkocht, in licentie gegeven of als zelfstandig concurrerend product worden verspreid.

15.3 Klantspecifieke opleveringen

Onder Klantspecifieke opleveringen valt alleen materiaal dat WeIT specifiek voor de klant creëert en dat in de offerte als overdraagbaar resultaat is opgenomen. Na volledige betaling draagt WeIT, voor zover wettelijk overdraagbaar, de vermogensrechten daarop volledig en exclusief aan de klant over voor de volledige wettelijke beschermingsduur en wereldwijd.

Deze overdracht omvat de volgende exploitatiewijzen, op alle bij ondertekening bekende dragers en technische vormen: reproduceren en opslaan; uitvoeren en tonen; vertalen; corrigeren, aanpassen en verder ontwikkelen; combineren en integreren; intern en extern distribueren; online of anderszins aan het publiek meedelen of beschikbaar stellen; en overdragen of in sublicentie geven als onderdeel van de activiteiten, dienstverlening of overdracht van de klant.

De vergoeding voor elke hierboven vermelde exploitatiewijze is inbegrepen in de prijs van de betrokken Klantspecifieke oplevering. Voor zover een afzonderlijke toewijzing wettelijk nodig is en de offerte niets anders bepaalt, wordt die prijs in gelijke delen aan de opgesomde exploitatiewijzen toegerekend.

WeIT levert de overeengekomen bronbestanden, bewerkbare bestanden en documentatie. Persoonlijkheidsrechten blijven bij de oorspronkelijke maker voor zover ze niet overdraagbaar zijn. WeIT zal zich, voor zover wettelijk toegestaan, niet verzetten tegen een normale wijziging of exploitatie overeenkomstig deze overeenkomst, behalve wanneer die de eer of reputatie van de maker schaadt.

15.4 Derden en open source

Rechten op materiaal van derden worden niet overgedragen. De voorwaarden van de betreffende leverancier of open-sourcelicentie gelden rechtstreeks voor dat onderdeel. WeIT mag algemeen aanvaarde open-sourcecomponenten gebruiken en meldt vóór oplevering iedere materiële copyleft- of andere licentievoorwaarde die het beoogde gebruik of de verspreiding van de oplevering wezenlijk kan beperken.

16. Vertrouwelijkheid

Iedere Partij behandelt niet-openbare informatie die zij in verband met de opdracht ontvangt vertrouwelijk, gebruikt die alleen voor de overeenkomst en deelt die uitsluitend met personen die de informatie nodig hebben en aan minstens gelijkwaardige vertrouwelijkheid zijn gebonden.

Deze verplichting geldt niet voor informatie waarvan de ontvangende Partij aantoont dat zij:

• zonder schending openbaar beschikbaar is;
• al rechtmatig bekend was;
• rechtmatig en zonder geheimhoudingsplicht van een derde werd verkregen; of
• onafhankelijk werd ontwikkeld zonder gebruik van de vertrouwelijke informatie.

Wanneer bekendmaking wettelijk of door een bevoegde overheid wordt vereist, informeert de ontvangende Partij de andere vooraf voor zover dat is toegestaan en beperkt zij de bekendmaking tot wat vereist is.

De geheimhouding blijft vijf jaar na het einde van de overeenkomst gelden. Voor handelsgeheimen, credentials, private sleutels, niet-openbare beveiligingsbevindingen en niet-openbare testdetails blijft ze gelden zolang de informatie vertrouwelijk is. Op eerste redelijk verzoek of bij het einde worden vertrouwelijke gegevens terugbezorgd of veilig verwijderd, behalve waar bewaring wettelijk verplicht of technisch tijdelijk onvermijdelijk is in back-ups.

WeIT gebruikt de naam, het logo, een getuigenis of de opdracht van de klant alleen als referentie, case of publicatie na voorafgaande uitdrukkelijke schriftelijke toestemming.

17. Persoonsgegevens

Iedere Partij is afzonderlijk verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die zij voor eigen administratie, contactbeheer, facturatie, beveiliging en wettelijke verplichtingen verwerkt.

Wanneer WeIT voor rekening van de klant persoonsgegevens verwerkt en de klant het doel en de middelen bepaalt, starten die werkzaamheden pas nadat Partijen een verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 AVG hebben gesloten. Die overeenkomst bepaalt onder meer het onderwerp, de duur, instructies, beveiliging, subverwerkers, bijstand, verwijdering en auditvoorwaarden.

De publieke privacyverklaring van WeIT beschrijft de eigen verwerkingen en actuele kernleveranciers. Projectspecifieke verwerkingen, locatievereisten en subverwerkers worden waar nodig in de Opdrachtdocumenten of verwerkersovereenkomst vermeld.

18. AI-gebruik

WeIT gebruikt voor projectwerk bij voorkeur lokaal draaiende, afgeschermde AI-modellen. WeIT voert geen persoonsgegevens, credentials of andere rechtstreeks identificeerbare gevoelige informatie in een externe AI-dienst in.

Beperkte niet-persoonlijke technische of codefragmenten mogen uitzonderlijk extern worden geanalyseerd wanneer dit nuttig en noodzakelijk is, via een vooraf beoordeeld zakelijk account met contractuele en technische instellingen die gebruik voor modeltraining uitsluiten. Wanneer zulke verwerking vertrouwelijke projectinformatie kan raken, wordt de gekozen dienst vooraf projectspecifiek vermeld en gelden de afgesproken vertrouwelijkheids- en gegevensbeschermingsvoorwaarden.

De klant kan vóór de opdracht schriftelijk vragen uitsluitend lokale modellen te gebruiken. WeIT bevestigt of de opdracht onder die beperking uitvoerbaar is en meldt vooraf mogelijke gevolgen voor prijs, aanpak en planning.

19. Opschorting en beëindiging wegens tekortkoming

19.1 Herstelbare tekortkoming

Een Partij kan de uitvoering proportioneel opschorten en de overeenkomst beëindigen wanneer de andere Partij een wezenlijke tekortkoming niet herstelt binnen 14 kalenderdagen na een schriftelijke ingebrekestelling die de tekortkoming en het gevraagde herstel voldoende beschrijft.

19.2 Dringende gevallen

Een onmiddellijke proportionele opschorting of beëindiging is mogelijk wanneer:

• voortzetting kennelijk onrechtmatig zou zijn;
• een concreet en ernstig veiligheidsrisico onmiddellijk handelen vereist;
• de vereiste toestemming voor een beveiligingstest ontbreekt of wordt ingetrokken;
• herstel objectief onmogelijk is;
• fraude, opzettelijk misbruik of een zeer ernstige vertrouwelijkheidsschending wordt vastgesteld; of
• een insolventiesituatie beëindiging toelaat volgens het dwingende recht.

Voor zover de omstandigheden het toelaten, krijgt de andere Partij vooraf bericht en gelegenheid de impact te beperken.

19.3 Gevolgen

Bij het einde:

• betaalt de klant alle correct geleverde prestaties en goedgekeurde kosten tot de einddatum;
• levert WeIT betaalde en voldoende afgewerkte resultaten op in hun dan bestaande staat;
• werken Partijen redelijk mee aan een afgesproken overdracht, tegen de geldende vergoeding tenzij de overdracht in de opdracht is inbegrepen;
• worden toegangen ingetrokken en gegevens behandeld volgens artikel 11, artikel 17 en de privacyverklaring;
• blijven bepalingen die naar hun aard voortduren gelden, waaronder betaling, intellectuele eigendom, vertrouwelijkheid, aansprakelijkheid en geschillen.

Urenkrediet wordt afgehandeld volgens artikel 13.

20. Aansprakelijkheid

20.1 Directe schade en plafond

Iedere Partij is aansprakelijk voor voorzienbare directe schade die het gevolg is van haar toerekenbare contractuele tekortkoming.

Voor zover de wet dit toestaat, is de totale aansprakelijkheid van WeIT voor alle samenhangende gebeurtenissen beperkt tot de vergoedingen, exclusief btw en externe kosten, die voor de rechtstreeks betrokken opdracht gedurende de twaalf maanden vóór het schadeveroorzakende feit zijn betaald of opeisbaar waren. Duurt de betrokken opdracht op dat moment minder dan twaalf maanden, dan geldt het betaalde en opeisbare bedrag vanaf de start ervan.

Voor een toerekenbare schending door WeIT van vertrouwelijkheid, gegevensbeschermingsverplichtingen of intellectuele-eigendomsrechten geldt een afzonderlijk totaalplafond van tweemaal het hierboven bepaalde algemene plafond. Rechten van betrokkenen tegenover de Partijen onder de AVG worden hierdoor niet beperkt.

20.2 Uitgesloten schade

Voor zover wettelijk toegestaan is WeIT niet aansprakelijk voor indirecte of gevolgschade, waaronder winstderving, omzetverlies, gemiste besparingen, verlies van zakelijke kansen, reputatieschade en schade door aanspraken van derden, behalve wanneer een uitdrukkelijke vrijwaringsplicht in deze overeenkomst van toepassing is.

Bij verlies of beschadiging van gegevens is de rechtstreeks vergoedbare schade beperkt tot de redelijke kosten om gegevens te herstellen vanuit de recentste redelijk beschikbare bruikbare back-up. Deze beperking geldt niet voor zover WeIT uitdrukkelijk verantwoordelijk was voor die back-up en de eigen toerekenbare tekortkoming het herstel onmogelijk maakte.

20.3 Uitzonderingen en schadebeperking

Geen uitsluiting of plafond geldt voor:

• bedrog of opzettelijke fout van WeIT;
• een zware fout van WeIT voor zover beperking daarvan wettelijk niet toelaatbaar is;
• overlijden of lichamelijk letsel door een toerekenbare fout;
• een betalingsverplichting van de klant; of
• aansprakelijkheid die volgens dwingend recht niet mag worden uitgesloten of beperkt.

De aansprakelijkheidsregeling mag niet zo worden uitgelegd dat WeIT zich bevrijdt van de uitvoering van zijn essentiële verbintenissen.

Iedere Partij neemt redelijke maatregelen om schade te voorkomen en te beperken en meldt een mogelijke aanspraak zonder onredelijke vertraging. WeIT is niet aansprakelijk voor het deel van de schade dat door een fout van de klant, ontbrekende toestemming, onjuiste informatie, niet-opgevolgd advies of het ontbreken van een redelijkerwijs vereiste back-up is veroorzaakt of vergroot.

20.4 Contractuele en buitencontractuele grondslag

Voor zover wettelijk toegestaan geldt dit artikel voor iedere aanspraak die verband houdt met de totstandkoming, uitvoering of beëindiging van de overeenkomst, ongeacht of ze contractueel, buitencontractueel of op een andere grondslag wordt ingesteld.

De hulppersonen, medewerkers en onderaannemers waarop de klant in verband met de uitvoering een buitencontractuele aanspraak zou kunnen richten, mogen dezelfde verweermiddelen, uitsluitingen en plafonds inroepen als WeIT, behalve bij hun eigen aansprakelijkheid die volgens dwingend recht niet kan worden beperkt. Dit artikel creëert voor hen geen ruimere aansprakelijkheid.

21. Aanspraken van derden

21.1 Door de klant aangeleverde elementen en bevoegdheid

De klant vrijwaart WeIT tegen gegronde aanspraken van derden die rechtstreeks voortvloeien uit:

• materiaal, gegevens of instructies van de klant die rechten van derden schenden;
• een beveiligingstest waarvoor de klant niet de vereiste bevoegdheid of toestemming had; of
• onrechtmatig gebruik van de oplevering in strijd met de schriftelijke bestemming,

voor zover WeIT niet zelf de aanspraak veroorzaakte, de klant tijdig informeert, geen nadelige erkenning doet zonder overleg en de klant redelijke controle over het verweer geeft. WeIT verleent redelijke medewerking op kosten van de klant.

21.2 Door WeIT gecreëerde elementen

Wanneer een ongewijzigde Klantspecifieke oplevering of WeIT-basismateriaal volgens een definitieve beslissing inbreuk maakt op een intellectueel-eigendomsrecht van een derde, mag WeIT naar redelijke keuze:

• het nodige gebruiksrecht verkrijgen;
• het betrokken onderdeel aanpassen of vervangen zonder wezenlijk functieverlies; of
• wanneer beide redelijkerwijs niet mogelijk zijn, het gebruik beëindigen en de prijs van het getroffen onderdeel evenredig terugbetalen.

Deze verplichting geldt niet voor een aanspraak die voortvloeit uit materiaal of specificaties van de klant, een niet door WeIT uitgevoerde wijziging, een niet-voorziene combinatie, gebruik buiten de afgesproken bestemming of een correct bekendgemaakte licentievoorwaarde van derden. Artikel 20 blijft van toepassing.

22. Overmacht

Een Partij is niet aansprakelijk voor vertraging of niet-uitvoering door een gebeurtenis buiten haar redelijke controle die zij bij het sluiten van de overeenkomst niet redelijk kon voorzien of vermijden. Dit kan, afhankelijk van de concrete omstandigheden, onder meer gaan om een grootschalige storing van energie, telecom, cloud- of internetinfrastructuur; oorlog; overheidsmaatregel; natuurramp; algemene staking; een ernstig cyberincident dat niet door een toerekenbaar beveiligingsverzuim is veroorzaakt; of ziekte of arbeidsongeschiktheid die de enige uitvoerder daadwerkelijk verhindert en waarvoor geen redelijke vervanging beschikbaar is.

De getroffen Partij:

• informeert de andere zo snel mogelijk over aard en verwachte duur;
• beperkt de gevolgen met redelijke maatregelen; en
• hervat de uitvoering zodra dit redelijk mogelijk is.

De getroffen verplichtingen worden opgeschort zolang de overmacht duurt. Duurt de overmacht langer dan 30 kalenderdagen en ontneemt ze de overeenkomst wezenlijk haar nut, dan mag iedere Partij het getroffen deel schriftelijk beëindigen zonder opzeggingsvergoeding. Reeds correct verrichte prestaties blijven verschuldigd; vooruitbetaalde bedragen voor definitief niet-geleverde prestaties en niet-inzetbaar urenkrediet worden evenredig terugbetaald.

23. Wijziging van deze voorwaarden

Voor een nieuwe opdracht geldt de versie die vóór aanvaarding beschikbaar werd gesteld en in de offerte is aangeduid.

WeIT kan deze voorwaarden voor een lopende overeenkomst van onbepaalde duur alleen wijzigen om een objectieve reden, zoals een wetswijziging, beveiligingsnoodzaak, verandering van de dienstverlening of kennelijke onduidelijkheid. WeIT meldt een wezenlijke wijziging minstens 30 kalenderdagen vóór de ingangsdatum. De klant kan het getroffen doorlopende onderdeel vóór die datum zonder vervroegde beëindigingskost opzeggen. Voortgezet gebruik of uitvoering na de ingangsdatum geldt als aanvaarding wanneer de klant duidelijk op de wijziging en dit gevolg is gewezen.

Een wijziging die onmiddellijk nodig is om aan dwingend recht te voldoen of een acuut beveiligingsrisico te beperken, mag sneller ingaan. WeIT motiveert dit en beperkt de wijziging tot wat nodig is. Een wijziging werkt niet terug op reeds volledig uitgevoerde opdrachten.

24. Kennisgevingen, overdracht en deelbaarheid

24.1 Kennisgevingen

Operationele en contractuele berichten mogen worden verzonden naar de in de offerte of recente correspondentie gebruikte e-mailadressen. Een e-mail geldt als ontvangen op de eerstvolgende werkdag na verzending, tenzij de afzender een foutmelding ontvangt of aantoont dat de e-mail niet is aangekomen. Formele ingebrekestellingen worden daarnaast verzonden via een middel waarmee verzending en inhoud redelijk kunnen worden bewezen.

Kennisgevingen aan WeIT worden gestuurd naar contact@weit.be en het adres in artikel 1.

24.2 Overdracht

Geen Partij draagt de volledige overeenkomst over zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere, die niet onredelijk wordt geweigerd. Een Partij mag de overeenkomst wel overdragen in het kader van een overdracht van haar onderneming of betrokken activiteit, mits de rechtsopvolger de verplichtingen overneemt en de andere Partij vooraf wordt geïnformeerd. Dit doet geen afbreuk aan een wettelijk opzeggingsrecht of vereiste toestemming voor overdracht van persoonsgegevens.

24.3 Deelbaarheid

Als een bepaling geheel of gedeeltelijk ongeldig of onafdwingbaar is, blijven de overige bepalingen gelden. Partijen vervangen de getroffen bepaling in goed overleg door een geldige bepaling die het oorspronkelijke evenwicht en doel zo dicht mogelijk benadert. Tot dan geldt de bepaling alleen binnen de wettelijk toegelaten grenzen.

24.4 Taal

De Nederlandstalige versie is de oorspronkelijke versie. Als WeIT later een vertaling beschikbaar stelt, dient die alleen ter informatie en heeft de Nederlandstalige versie voorrang bij verschil of twijfel, voor zover de wet dit toestaat.

25. Klachten, toepasselijk recht en bevoegde rechter

Een Partij meldt een klacht eerst voldoende concreet aan de andere. Partijen proberen vervolgens rechtstreeks en te goeder trouw een werkbare oplossing te vinden en kunnen vrijwillig een erkende bemiddelaar inschakelen. Dit verhindert geen dringende of bewarende maatregel en schort geen verval- of verjaringstermijn op.

Op de overeenkomst is uitsluitend Belgisch recht van toepassing, zonder afbreuk te doen aan dwingende regels die niet contractueel kunnen worden uitgesloten.

Als overleg of vrijwillige bemiddeling geen oplossing biedt, zijn de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen exclusief bevoegd, in beginsel de Ondernemingsrechtbank Antwerpen, afdeling Antwerpen, voor zover de wet deze forumkeuze toelaat.